Quản lý thời gian như thế nào để vừa đi làm, vừa chăm sóc con cái, vừa phát triển sự nghiệp hiệu quả?
Bí quyết không nhiều người nói với bạn sẽ được chia sẻ trong bản tin hôm nay.
Vừa đi làm full time, vừa chăm sóc gia đình, con cái, vừa phát triển sự nghiệp tự do, liệu có khả năng?
Tất nhiên là có thể.
Dù không phải dễ dàng.
Một học viên của mình gần đây có chia sẻ một bài viết trong nhóm kín dành cho học viên với tiêu đề “Ngày quá tải". Đọc tiêu để, chắc bạn cũng đoán được nội dung kể về một ngày làm việc mệt mỏi, quá sức. Tuy nhiên, điểm đặc biệt của bài viết nằm ở chỗ dù mệt mỏi nhưng bạn vẫn cố gắng không thoả hiệp với bản thân và duy trì việc viết lách như một trong số ít những điều bạn quan trọng và ưu tiên trong cuộc sống.
Với các học viên khác, khi mọi người than thở bận dự án không thể làm việc này, việc kia như dự định, điều đầu tiên mình nói với mọi người cũng là xem lại mục tiêu của mình và đặt nó làm ưu tiên cho cuộc sống của bạn.
Tuy nhiên, mình cũng không quên nói với các bạn một sự thật. Đó là chắc chắn sẽ có những khoảng thời gian bạn thực sự mệt mỏi, không muốn là bất kỳ điều gì mà chỉ muốn ngủ một giấc cho đã. Lúc đó, yêu cầu lý trí gác lại mong muốn được nghỉ ngơi để làm điều mà bạn cho là đúng đắn là việc không khả thi. Mình phải thừa nhận là mình không làm được.
Vậy nếu không hoàn toàn là cố gắng hết mình để nghe theo lý trí, cũng không hẳn là mặc kệ mọi thứ và lựa chọn sao để thoả mãn nhu cầu nhất thời của bản thân thì mình đang cố gắng nói với bạn bí quyết gì để một mũi tên trúng ba đích? Trong khi thực tế ai trong chúng ta cũng chỉ có 24 giờ một ngày.
Có người từng nói, đừng quản lý thời gian của bạn, thay vào đó học cách quản trị chính mình.
Mình rất tâm đắc với câu nói này.
Và đây cũng chính là con đường có thể mang lại sự thay đổi toàn diện cho sự nghiệp cũng như cuộc sống của bạn.
Vậy quản trị thời gian bằng cách quản trị bản thân như thế nào?
Cùng tìm hiểu những gợi ý sau đây của mình nhé.
Ngủ đủ giấc
Có thể bạn sẽ nghĩ, làm cùng lúc 3 việc mà lại còn phải ngủ đủ 6-8 tiếng một ngày thì còn đâu thời gian nữa. Nhưng bạn có biết, giấc ngủ thực sự quan trọng và được chứng minh là có liên quan đến năng suất làm việc một ngày của bạn. Nếu không ngủ đủ giấc, bạn sẽ lờ đờ, mệt mỏi và không thể làm việc hiệu quả. Một nhiệm vụ nhỏ đôi khi chỉ cần xử lý trong 30 phút, bạn có thể phải mất đến hàng tiếng đồng hồ, chưa nói đến hiệu quả của công việc.
Chính vì lẽ đó, nguyên tắc đầu tiên bạn cần nhớ đó là không được phép cắt xén thời lượng của giấc ngủ. Với người trưởng thành, bạn sẽ cần ngủ 7 tiếng hoặc nhiều hơn mỗi ngày và nên đi ngủ trước 11 giờ tối. Khi đã xác định được khoảng thời gian này rồi, hãy đánh dấu (block) vào lịch của mình nhé. Ví dụ như mình, thời gian ngủ sẽ là từ 10h tối đến 6h sáng hôm sau.
Dành thời gian nghỉ ngơi
Đừng keo kiệt với khoảng thời gian dành cho nghỉ ngơi và cố gắng tìm mọi cách đưa khoảng thời gian này về không. Nghỉ ngơi là điều quan trọng giúp bạn tái tạo năng lượng để làm việc năng suất hơn. Sau một ngày làm việc căng thẳng vất vả, bạn xứng đáng được nghỉ ngơi ít nhất là 30 phút. Mình thường dành thời gian nghỉ ngơi vào buổi tối trước khi đi ngủ để đọc cuốn sách mình yêu thích hay ngâm chân nước nóng và nói chuyện với chồng. Việc này giúp mình thấy thoải mái hơn, dễ đi vào giấc ngủ hơn và có cảm giác tuyệt vời hơn khi nghĩ về ngày hôm sau.
Xác định mục tiêu và hành động dựa trên thứ tự ưu tiên
Mục tiêu quan trọng nhất của bạn trong thời điểm này là gì?
Giả sử, nếu đó là viết một cuốn sách thì hãy đặt nó làm ưu tiên trong cuộc sống của bạn.
Mình không biết một ngày bạn sẽ phải làm những gì, trải qua như thế nào, nhưng nếu đã là ưu tiên thì tất cả những việc khác đều phải xếp phía sau ưu tiên của bạn.
Nếu bạn làm việc full time từ 7 giờ sáng đến 6 giờ tối (tính cả thời gian di chuyển) và bạn không thể làm gì khác trong khoảng thời gian này, bạn có thể viết sách vào trước 7 giờ hoặc sau 6 giờ tối. Lý tưởng nhất là làm ngay từ buổi sáng. Vì hoàn thành xong nhiệm vụ quan trọng nhất một ngày sẽ tạo ra động lực để bạn hoàn thành những việc khác cần làm. Bạn cũng sẽ không bao giờ phải đặt mình vào tình huống khó xử khi đến cuối ngày đã mệt nhoài mà vẫn còn việc phải làm. Không làm thì thấy tội lỗi với bản thân mà làm thì không còn sức lực và hứng khởi.
Tất nhiên, mỗi người sẽ có sự sắp đặt khác nhau nhưng hãy nhớ luôn đặt mục tiêu quan trọng nhất của bạn và những việc hướng tới mục tiêu đó lên hàng đầu nhé.
Một gợi ý nho nhỏ nửa của mình là hãy xác định cho mình những khoảng thời gian bạn thường làm việc năng suất nhất trong ngày (power hours) và đặt các nhiệm vụ quan trọng nhất vào các khoảng thời gian đó.
Ví dụ bạn làm việc năng suất nhất vào 3 khung giờ: 6:00 - 7:00 AM, 9:00 - 10:00 AM hay lúc 9:00 - 11:00 PM. Bạn có thể chia các nhiệm vụ liên quan đến các mục tiêu quan trọng của bạn vào các khung giờ này để tiến hành công việc được hiệu quả nhất.
Tối ưu khoảng thời gian còn lại
Ngoài khoảng thời gian ngủ nghỉ và làm việc, bạn sẽ phải di chuyển, ăn uống, tắm rửa, dọn dẹp nhà cửa,...
Hãy tối ưu khoảng thời gian này nhất có thể bằng một vài gợi ý nho nhỏ sau đây:
Lên kế hoạch cho bữa ăn
Nghĩ xem hôm nay ăn gì là một việc khiến mình đau đầu rất nhiều. Sau nhiều lần thử nghiệm, mình duy trì bữa cơm đơn giản với ba món. Rau củ luộc, món mặn và canh. Thực đơn nhanh chóng có thể là đậu nhồi thịt sốt cà chua, bắp cải luộc, canh rau bắp cải, hay thịt kho tàu, rau muống luộc, canh rau muống sấu, hoặc canh rau ngót nấu thịt, trứng đúc thịt, bầu luộc,...Ngoài ra, sẽ có hoa quả ăn kèm theo mùa như chuối, ổi, bưởi, dưa hấu,...
Cứ như thế, mình đi chợ cho cả tuần, sơ chế đồ cất vào tủ lạnh và không phải suy nghĩ gì về việc ăn gì, loại bỏ được khá nhiều thời gian. Với những món đơn giản như trên, thời gian nấu nướng được rút ngắn, chỉ tầm 30 phút là có thể có bữa cơm tươm tất gọn gàng cho cả nhà.
Chuẩn bị quần áo trước khi đi làm
Chuẩn bị trước quần áo đi làm cho cả tuần từ chủ nhật để sáng ra không phải mất công suy nghĩ mặc gì cũng là một cách giúp bạn tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, bạn cũng nên duy trì một tủ đồ với những món đồ cơ bản, dễ phối để không phải mất thời gian “mix" đồ. Chất liệu vải cũng là điều bạn nên quan tâm. Nên chọn chất liệu không bị nhăn để loại bỏ thời gian là ủi cũng là một cách.
Danh sách những việc có thể làm trong 5 phút
Trong một ngày, luôn có những khoảng thời gian chết, như khi chờ đợi một điều gì đó (chờ đợi xe buýt, khách hàng chẳng hạn). Những lúc như thế, mình luôn có sẵn một danh sách các công việc có thể thực hiện trong 5 phút (hoặc 2 phút) được chuẩn bị sẵn. Có thể kể đến đọc một trang sách, kiểm tra email, trả lời tin nhắn độc giả hay xem một video trên khóa học. Những công việc này cũng giúp mình hoàn thành được phần nào những mục tiêu đã đề ra.
Đừng ngần ngại nhờ sự trợ giúp
Chúng ta không phải là thần tiên nên không thể nào hoàn thành tất cả mọi việc một cách hoàn hảo mà không có bất kỳ sự trợ giúp nào. Bạn có thể nhờ sự trợ giúp từ các thành viên trong gia đình, người thân, họ hàng, thậm chí là công nghệ máy móc để có thêm thời gian tập trung vào những kế hoạch quan trọng của bản thân.
Ví dụ bạn có thể chia sẻ với mọi người về kế hoạch phát triển sự nghiệp của mình và mục tiêu hoàn thành trong khoảng thời gian bao lâu đồng thời đề nghị trong thời gian này sẽ cần đến sự hỗ trợ từ mọi người. Có thể là sự trợ giúp từ chồng, từ ông bà cho việc chăm sóc gia đình và con cái, thậm chí trợ giúp từ chính các con khi bạn dạy con tự làm một số việc vừa với sức của mình. Như hai bạn nhỏ nhà mình (một 3,5 tuổi, một 5.5 tuổi) có thể tự làm vệ sinh cá nhân một cách thuần thục, tự gấp quần áo hay làm một số việc nhà như tưới cây, cho mèo ăn.
Ngoài ra, bạn cũng có thể nhờ đến công nghệ, máy móc như máy giặt sấy, máy rửa bát, robot hút bụi,...để tiết kiệm thời gian làm việc nhà và dành thời gian đó cho những hoạt động khác quan trọng hơn. Khoảng thời gian gần đây, nhà mình mua máy sấy nên mình có thêm 10 - 15 phút nghỉ ngơi mà không phải để ý đến việc phơi và thu quần áo.
Kể cả trong việc phát triển công việc tự do, cũng sẽ có nhiều công nghệ mới giúp bạn làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Nổi bật nhất gần đây có thể kể đến Chat GPT giúp bạn lên kế hoạch nội dung, viết content hiệu quả,...Trong quá trình phát triển, thay vì mất thời gian tìm hiểu một mình giữa biển thông tin bao la rộng lớn ngoài kia, bạn cũng có thể đầu tư vào một khoá học hoặc nhờ một người hướng dẫn trực tiếp, kèm cặp 1:1, hỗ trợ và giúp đỡ bạn đi nhanh hơn, hiệu quả hơn.
Còn rất nhiều gợi ý khác, bạn hãy thử tìm kiếm dựa theo thực trạng của bản thân để thử áp dụng vào cuộc sống của mình nhé.
Hình thành thói quen có ích cho bản thân
Dù không có lịch trình cố định trong ngày, nhưng có một vài thói quen mình cố gắng duy trì để sống và làm việc hiệu quả hơn. Ví dụ như thói quen buổi sáng (morning routines) gồm 5 bước:
Thức dậy và làm vệ sinh cá nhân
Uống một cốc nước ấm
Đọc sách khoảng 10 - 20 phút trên Kindle hoặc sách giấy
Ngồi vào bàn làm việc và viết tự do
Làm việc quan trọng nhất đầu tiên
Hoặc duy trì nghi thức tắt máy lúc 4 giờ chiều:
Kiểm tra lại những việc đã hoàn thành
Chọn ra việc quan trọng nhất cần hoàn thành vào ngày hôm sau
Dọn dẹp bàn làm việc, tắt máy tính
Cảm ơn bản thân và nói “magic words”: “Bạn đã vất vả rồi. Đã đến lúc nghỉ ngơi!”
Hay quy tắc 3-2-1 mình mới áp dụng trong 20 ngày gần đây:
3 giờ trước khi đi ngủ: không ăn
2 giờ trước khi đi ngủ: không làm việc
1 giờ trước khi đi ngủ: không màn hình
Vì bạn đi làm full time nên có thể bạn sẽ cần những thói quen khác, theo một lịch trình khác, nhưng mình hy vọng những gợi ý này có thể giúp bạn suy nghĩ sâu hơn và những hình thành thói quen có ích và phù hợp với bản thân.
Tập trung. Loại bỏ xao nhãng
Khi làm nhiệm vụ, mình thường xuyên đối mặt với xao nhãng. Chẳng hạn khi viết bài, tự nhiên nhắc đến một điều gì đó cần dẫn chứng, mình lại mở trình duyệt mới, tìm kiếm, để rồi lang thang hết chỗ này đến chỗ kia, cuối cùng là không thể hoàn thành bài viết trong khoảng thời gian đã định.
Ý thức được xao nhãng chính là kẻ trộm thời gian, bạn sẽ tiến gần hơn với việc loại bỏ xao nhãng và tập trung hoàn toàn vào công việc cần làm. Một vài mẹo nhỏ mình thường sử dụng để giảm bớt xao nhãng có thể kể đến như luôn giữ bàn làm việc sạch sẽ, để xa điện thoại khỏi tầm với. Mình cũng tắt tất cả các thông báo của các ứng dụng trong điện thoại.
Nếu bạn làm việc full time và điện thoại là phương thức liên lạc chính thì mình không nghĩ bạn có thể áp dụng cách này. Nhưng trong các trường hợp khác, như khi phát triển sự nghiệp tự do chẳng hạn, hãy tự tin tắt thông báo, thậm chí để chế độ máy bay. Điều này giúp nâng cao hiệu suất đến nỗi nhiều doanh nhân đã phải thốt lên ứng dụng làm việc hiệu quả nhất có tên Airplane Mode.
Trên đây là một vài gợi ý nho nhỏ của mình, hy vọng rằng, với những gợi ý này, bạn có thể hoàn thành những dự định của bản thân, để vừa hoàn thành công việc full time, tạo ra những bước tiến quan trọng trong sự nghiệp tự do của riêng mình trong khi vẫn có thời gian dành cho bản thân và những người bạn yêu thương.